Заказчик: ФГБУ «Центральный архив» Управления делами Президента РФ.
 

Основные виды деятельности:

• Хранение, комплектование и учет архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Управления делами и подведомственных ему организаций
• Физико-химическая и техническая обработка архивных документов;
• Организация использования архивных документов для обеспечения деятельности организаций, подведомственных Управлению делами;
• Оказание методической помощи организациям, подведомственным Управлению делами, в постановке архивной работы, отбору и подготовке документов к передаче на архивное хранение;

Хранимая документация: Основной объем документов, подлежащих хранению в Центральном архиве, составляют: организационно-распорядительная документация и документы по личному составу (приказы, лицевые счета, личные дела работников) Управления делами и подведомственных ему организаций. Кроме того, в архиве хранятся документы (личные дела, анкеты, автобиографии и др.) видных деятелей медицины, работавших в системе Лечебно-санаторного управления Кремля, Четвертого главного управления при МЗ СССР и РСФСР и их преемников. Указанные документы составляют историческую ценность, и подлежат постоянному (бессрочному) хранению.

 

1. Инициация проекта.
 

Цель проекта: Создание электронного архива документации, имеющей культурно-историческое, научное, практическое и иное значение, а также повышение эффективности работы учреждения, в части оперативного предоставления востребованной населением информации.

Основные бизнес-требования заказчика:

1. Перейти на более высокий уровень организации хранения и использования документов;
2. Ускорить и упростить процесс выдачи справок действующим и уволенным сотрудникам медицинских учреждений, курируемых Управлением делами Президента РФ;
3. Предоставит оперативный доступ к востребованной документации для ее использования в научных, исторических, медицинских, социальных и иных целях.
4. Обеспечить безопасное хранение документов в условиях роста их объема;

Индикаторы успешности проекта: Оперативность предоставления информации, необходимой для обработки запросов на выдачу справок.
Соблюдение сроков и бюджета проекта.
 

Обоснование проекта: Работа с документами и все взаимосвязанные процессы в Центральном архиве происходили с участием бумажного архива документации. Такой подход проявил достаточную эффективность, но слишком невысокую скорость. В связи с постоянно растущим количеством запросов и необходимостью обработки электронных запросов с интернет-портала было принято решение на создание системы электронного архива и перевод документации в электронный вид.

 

2. Описание проекта.

Помимо поставки и внедрения электронного архива была разработана функция поиска в тексте документа и отображения поисковых результатов в интерфейсе просмотра документа.

Следующим шагомы было произведено поточное сканирование документации по личным делам, которая впоследствии была проиндексирована и занесена в систему электронного архива.

Содержание и объем работ по сканированию: 52000 листов формата А4, сшитых в 640 документов.
 

Объем документов подлежащих индексации: 750 документов.

Длительность проекта - 3 месяца.

 

3. Соблюдение качества.

Соответствие качества реализуемого программного продукта контролировалось отделом качества и тестирования нашей компании.

 

4. Результаты проекта.

Внедрение системы решило проблему сохранности документов (в результате обеспечения возможности работы с электронными копиями документов без обращения к бумажным оригиналам). Кроме того, появиласть возможность работы с электронными запросами граждан на предоставление архивных справок и автоматическое формирование извещений о готовности справок, и их передача гражданам по электронной почте.