Примечание эксперта АЛЕЕ СОФТВЕР: «В данной статье рассматриваются проблемы и особенности создания библиотеки в организации. В статье определены основные цели и задачи корпоративной библиотеки, проанализированы плюсы и минусы традиционной и электронной библиотеки для хранения корпоративного контента, а также приведены рекомендации по организации библиотеки в компании.»

Проблема 1. Как выбрать формат корпоративной библиотеки?

Проблема 2. Как определить частоту пополнения фонда?

Проблема 3. Как учитывать книги?

Корпоративные библиотеки в последнее время пользуются популярностью среди компаний, особенно там, где проводится активное развитие сотрудников. Многие поняли, что систематизированная информация – действенный инструмент в управлении персоналом, который помогает мотивировать работников к обучению. И даже если сотрудники не будут читать профессиональную литературу, а только художественную, они расширят кругозор, а обсуждение понравившейся книги в кругу коллег сплотит коллектив. Кстати, позволить себе корпоративную библиотеку могут не только крупные корпорации, но и небольшие компании. Но чтобы она была интересна, а главное, полезна работникам, ее нужно грамотно организовать.

Определяемся с целью

Как мы уже говорили, одна из целей создания библиотеки – повышение профессионального уровня сотрудников и формирование обучающей среды. Таким образом работники могут удовлетворить потребность в информации без отрыва от работы, восполнить пробелы в знаниях. А работодатели – формировать нужные компетенции у персонала и оптимизировать затраты на обучение. Часто библиотеки организуют с целью повысить лояльность и сплоченность сотрудников или же постоянно отслеживать технические и законодательные нормы. Так, в одной крупной компании появился инжиниринговый центр. Работники, понимая необходимость в наличии нормативной документации, сами стали инициаторами создания библиотеки. Они собрали в электронном виде ГОСТы, СНиПы, наполнив библиотеку нормативными документами.  

Выбираем формат: электронный или печатный

Прежде всего, выбор будет зависеть от бюджета, заложенного на организацию библиотеки, а также целей, которые вы преследуете. Кроме этого, выбирая формат, учтите следующие моменты. Многие отдают предпочтение печатной версии, якобы книгу держать в руках приятнее, ее можно почитать в транспорте, за ужином и даже перед сном. К тому же большинство сотрудников и так целый день работает за компьютером, поэтому у них нет желания изучать литературу в электронном виде. Создавая библиотеку в печатном формате, надо быть готовым к сложностям с учетом книг. Выходом в данном случае может стать электронный учет. То есть вы не используете бумажные формуляры, а заносите в базу имя и фамилию сотрудника, учетный номер и название взятой им книги, срок возврата. Причем можно сделать так, чтобы сотрудник за день до окончания срока получал по почте извещение о возврате книги.

Оцифрованные материалы удобнее тем, что не нужно думать о месте хранения книг, учитывать износ фонда, порчу, невозврат. Библиотека будет доступна всем в любое время, не нужно вести учет. Но, чтобы это был действительно полезный ресурс, нужно создать удобную и понятную навигацию и правильно систематизировать информацию по темам. Поэтому не экономьте на программном обеспечении.

Решаем, что будет входить в библиотеку

Подбор материала должен быть нацелен на решение задач компании. Поэтому рекомендуем начинать с составления плана комплектации, разделив книги и электронные источники по сферам. Например, нормативная и справочная литература, издания по управлению персоналом, маркетингу, технологии продаж, литература по бухгалтерскому учету и налогообложению и проч. Кроме профессиональной литературы можно включить в этот список и книги по повышению личной эффективности. Отдельным пунктом вынесите литературу для руководителей. Также в библиотеке могут быть аудио- и видеоматериалы, различные нормативные акты, внутрикорпоративные стандарты и правила, архив выписываемой периодики.

Как создавать: самостоятельно или при посторонней помощи

Решение этого вопроса также будет зависеть от выделенного бюджета. Если средства позволяют, то вы можете прибегнуть к помощи разработчиков программного обеспечения или поставщиков книг. К разработчикам обращаются для создания электронной библиотеки. То есть для систематизации, учета и пополнения книг вам предоставят готовые решения. Если библиотека будет в печатном формате, то вам потребуются хорошие поставщики. Сейчас на рынке существует много компаний, которые специализируются на организации библиотек. В их услуги входит формирование фонда, создание книгохранилища, системы учета и пополнения фонда. Также вы можете организовать библиотеку самостоятельно.

Совет: создайте библиотеку силами сотрудников компании, если бюджет не позволяет сделать это иначе. Попросите их приносить прочитанные книги и журналы по разной тематике, обучающие или развлекательного характера аудио- и видеоматериалы.  

Определяем частоту пополнения фонда

Пополнять библиотеку можно централизованно несколько раз в месяц или по требованию. В первом варианте в течение определенного периода собираются заявки от сотрудников, в которых они излагают свои информационные потребности. Затем ответственное лицо за пополнение фонда составляет план заказа литературы. Во втором варианте работник также пишет заявку на приобретение книги. Только в этом случае после оценки полезности издания его заказывают сразу, не дожидаясь запросов от других сотрудников. Какой бы из вариантов вы не выбрали, рекомендуем позаботиться о том, чтобы в заявке сотрудники давали четкое обоснование, зачем им нужно это издание. Так вы сможете точно оценить необходимость приобретения и уменьшить количество случаев, когда работники заказывают книги для своих личных нужд.

Учитываем книги

Многие работники забывают вернуть взятые книги, из-за этого библиотека может лишиться необходимых изданий. Поэтому важно разработать систему учета, а также правила пользования библиотекой. Вы можете завести формуляры на каждого сотрудника (лучше в электронном виде), определить максимальный срок пребывания экземпляра на руках, возможность продления (например по электронной почте) и т. д. Кроме того, важно знать, где найти требуемую книгу в библиотеке. Для этого рекомендуем создать систему учета книг по номерам. Нумерация может быть сквозная или привязанная к определенному разделу, тогда к числу добавляется первая буква названия раздела. 

Источник: Организуем корпоративную библиотеку //  Журнал «Директор по персоналу» [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.hr-director.ru/article/63147-ekd-organizuem-korporativnuyu-biblioteku