Каждый работник организации является носителем уникального набора знаний, умений и навыков. Информация, которая генерируется сотрудниками самостоятельно, а также поступает извне, например, при проведении ими исследований или взаимодействии с различными контрагентами, часто не распространяется за пределы персональных компьютеров данных сотрудников. Тем самым они создают собственные базы значимой и полезной информации, которая остается недоступной для других коллег.

Такая ситуация не может не беспокоить менеджмент современной организации поскольку на личных знаниях базируются и знания организации. «Кто владеет информацией, тот владеет миром» – сегодня это выражение актуально как никогда. Для того, чтобы организация и её работники обладали разносторонней информацией, развивались, своевременно и обоснованно реагировали на новые вызовы, организации необходимо обеспечить обмен и управление полезной информацией. Вместе с тем, сваленные в кучу данные могут стать малоэффективным и невостребованным инструментом из-за низкой структуризации, неудобного поиска и наличия устаревшей информации – информация должна быть управляемой и контролируемой.

ЭБС Biblio STOR-M позволяет консолидировать внутреннюю и поступающую извне полезную информацию, навести информационный порядок в компании, сформировав корпоративную базу знаний, которая обеспечит удобный поиск информации, эффективную работу с документами, контроль актуальности и защиту данных. 

Информация, размещаемая в корпоративной базе знаний, чаще всего не соответствует редакционно-издательскому оформлению и включает данные любого вида, которые могут быть полезны сотрудникам, а именно: презентации, результаты конференций, отчеты по проектам, протоколы совещаний, результаты научной деятельности (теории, гипотезы), видео-уроки и видео-презентации, шаблоны документов, описание бизнес-процессов и другие.

Какие задачи решает корпоративная база знаний?

• Коллекционирование знаний и лучших практик в организации;
• Безопасное хранение корпоративного контента;
• Обмен актуальной информацией между подразделениями;
• Оперативный и регулируемый доступ ко всем хранящимся и поступающим документам;
• Поддержание информации в актуальном состоянии;
• Экономия времени и средств на поиске нужной;
  информации;
• Повышение уровня профессиональной грамотности и личностного развития персонала;
• Организация обучения сотрудников.

Возможности ЭБС Biblio STOR-M для формирования корпоративной базы знаний:

• Формирование базы знаний организации в структурированном виде;
• Хранение контента любого формата: текст, изображения, аудио, видео;
• Загрузка пользователями собственных файлов в систему;
• Защищенный просмотр документов без возможности копирования текста;
• Просмотр видео в системе;
• Добавление контента в избранное, формирование собственных подборок документов по темам;
• Широкие возможности по работе с текстом документа: коллегиальное обсуждение, формирование закладок и цитат;
• Контекстный, атрибутивный, полнотекстовый поиск информации;
• Тематические рассылки, наличие системы рекомендации чтения;
• Персонализация работы пользователя с возможностью просматривать сообщения, задачи, избранный контент, закладки, цитаты;
• Формирование задач пользователям по ознакомлению с документом;
• Автоматизация процессов по работе с контентом (разработка, согласование, актуализация документов);
• Контроль сроков хранения документов;
• Контроль актуальности документов;
• Интеграция с почтовым сервером, другими ИС и решениями Biblio STOR-M;
• Удаленный доступ в систему через Web–интерфейс.