Как внедрить ЭБС у себя в библиотеке

От концепции к реализации

Имея многолетний опыт реализации электронных библиотек различной сложности в  учреждениях и компаниях, можно с уверенностью сказать, что реализация внутренней электронной библиотеки — это сложный и длительный проект по внедрению информационной системы, требующий детальной проработки и массы ресурсов не только от компании-поставщика, но и от компании-заказчика: ВУЗа, публличной библиотеки, издательства и др. В данном разделе предлагается рассмотреть реализацию внутренней ЭБС в разных плоскостях:

  1. В плоскости пропроектного менеджмента.
  2. В плоскости стратегии развития компании — будущего владельца ЭБС.
  3. В плоскости организационного менеджмента.
  4. В плоскости информационной инфраструктуры учреждения или компании. 

Расмотрение данного вопроса в нескольких плоскостях позволит вам правильно спланировать работы по внедрению и избежать возможных проблем и сложностей.

Кроме того, надо помнить, что создание или внедрение ЭБС — это не только создание или внедрение информационной системы, а еще и ее наполнение и (!) проведение ряда организационных мероприятий по рекламированию и продвижению своей ЭБС среди своих же потребителей. Т.е. иными словами, чтобы ваши сотрудники, читатели или дургие пользователи использовали ЭБС в своей работе вам будет необходимо прилложить определенные усилия для включения данной системы в процессы компании — учебные или производственные процессы.

Плоскость проектного менеджмента

С точки зрения проектного менеджмента весь процесс реализации делится на несколько этапов:

I этап. Концептуальный. Этап инициации

На данном этапе необходимо определить цели внедрения ЭБС, очертить круг задач, закрываемых ЭБС, сформировать ответственно за внедрение и дальнейшую эксплуатацию ЭБС (владельца проекта и в то же время менеджера проекта), оценить свои ресурсы (человеческие, временные, финансовые, технические). На основании этой информации понять, есть ли необходимость внедрения или возможность для внедрения ЭБС в вавшей компании. В помощь для оценки по вышеуказанным параметрам следует помнить следующие моменты:

1. Цели внедрения ЭБС могут различными, но основными всегда остаются: формальные — соответствие раличным нормативным и подзаконным актам; производственные —  предоставление пользователям (студентам, преподавателям, читателям, сотрудника) быстрого и удобного доступа к нужному контенту для ускорения учебного и производственного процесса; бизнес — получение прибыли от предоставления контента своим пользователям; политические — быть лучше других, показать уровень, быть примером для всех.

2. Круг задач как правило детализирует цели. 

3. Ответственный за внедрение, другими словами менеджер проекта, отвечает за весь проект как процесс с точки зрения организации, проведения и приемки. Владелец проекта в данном контексте — это конечный владелец ЭБС, скорее всего, это ответственное лицо со стороны библиотеки или отдела продаж и работы с клиентами в случае внедрения в издательстве. Предлагается объединить данные роли в лице одного человека на проекте, чтобы то, что было реализовано (конечная ЭБС), соответствовало ожиданиям того, кто будет ЭБС использовать. 

4. Для оценки ресурсов надо определить, кто и что будет поставлять, и кто и что будет делать: что делается своими силам, а что — силами стороннего поставщика. Все, что будет делаться свооимо силами, потребует подсчета ресурса внутри вашей организации, который будет привлечен на эти работы. Данный ресурс должен быть вам выделен, т.е. освобожден частично или полностью от тех работ, которые он выполняет сейчас, чтобы выполнить планируемую работу по проекту в разумные сроки. Все, что будет делаться сторонними поставщиками, потребует финансовых ресурсов, например, финансы на ЭБС как программный продукт, аппаратную составляющую (сервера, хранилища, сканеры), финансовые ресурсы на сканирование (как правило, стартовое наполнение) и на само внедрение: установку, настройку и обучение.

На выходе данного этапа будут либо четко определены ваши возможности и рамки вашего проекта, либо вы посчитаете данный проект нецелесообразным на текущем этапе жизни вашей организации.

 II этап. Проектный. Этап планирования работ по реализации ЭБС

  • Приобретение, установка и запуск необходимого для первого этапа работ оборудования: рабочие станции, сканеры, принтеры;
  • Приобретение базовых программных средств распознавания текстов, представленных на различных языках;
  • Тестирование программных средств, их настройка и адаптация;
  • Установка в Интернет электронных каталогов и БД собственной генерации;
  • Разработка программно-технологического комплекса предоставления полнотекстовых документов в Интернет;
  • Отработка технологии формирования полнотекстовых электронных документов в гипертекстовом виде для первоисточников, создаваемых изначально в электронном виде;
  • Отработка технологии оцифровки традиционных документов;
  • Формирование начального варианта электронной библиотеки и ее опытная эксплуатация в сети Интернет.

 II этап

  • Приобретение, установка и запуск необходимого для второго этапа работ оборудования: сервер, две рабочие станции;
  • Формирование полнотекстовой электронной библиотеки;
  • Отработка технологии хранения больших массивов информации и предоставления ее в сетевом доступе;
  • Предоставление сформированной библиотеки в сеть Интернет.

III этап

  • Приобретение, установка и запуск необходимого для третьего этапа работ оборудования;
  • Дальнейшее расширение спектра предоставляемых источников и пополнение имеющихся электронных каталогов, баз данных, массивов полнотекстовой информации.