От концепции к реализации
Имея многолетний опыт реализации электронных библиотек различной сложности в учреждениях и компаниях, можно с уверенностью сказать, что реализация внутренней электронной библиотеки — это сложный и длительный проект по внедрению информационной системы, требующий детальной проработки и массы ресурсов не только от компании-поставщика, но и от компании-заказчика: ВУЗа, публичной библиотеки, издательства и др. В данном разделе предлагается рассмотреть реализацию внутренней ЭБС в разных плоскостях:
Расмотрение данного вопроса в нескольких плоскостях позволит вам правильно спланировать работы по внедрению и избежать возможных проблем и сложностей.
Кроме того, надо помнить, что создание или внедрение ЭБС — это не только создание или внедрение информационной системы, а еще и ее наполнение и проведение ряда организационных мероприятий по рекламированию и продвижению своей ЭБС среди своих же потребителей (!). Т. е., иными словами, чтобы ваши сотрудники, читатели или другие пользователи использовали ЭБС в своей работе, вам необходимо будет приложить определенные усилия для включения данной системы в процессы компании — учебные или производственные.
Плоскость проектного менеджмента
С точки зрения проектного менеджмента весь процесс реализации делится на несколько этапов:
I этап. Концептуальный. Этап инициации
На данном этапе необходимо определить цели внедрения ЭБС, очертить круг задач, закрываемых ЭБС, определить ответственного за внедрение и дальнейшую эксплуатацию ЭБС (владельца проекта и, в то же время, менеджера проекта), оценить свои ресурсы (человеческие, временные, финансовые, технические). На основании этой информации понять, есть ли необходимость внедрения или возможность для внедрения ЭБС в вашей компании. Для оценки по вышеуказанным параметрам следует помнить следующие моменты:
1. Цели внедрения ЭБС могут различными, но основными всегда остаются:
2. Круг задач, как правило, детализирует цели;
3. Ответственный за внедрение (другими словами — менеджер проекта), отвечает за весь проект как процесс с точки зрения организации, проведения и приемки. Владелец проекта в данном контексте — это конечный владелец ЭБС (скорее всего, это ответственное лицо со стороны библиотеки или отдела продаж и работы с клиентами в случае внедрения в издательстве). Предлагается объединить данные роли в лице одного человека на проекте, чтобы то, что было реализовано (конечная ЭБС), соответствовало ожиданиям того, кто будет ЭБС использовать;
4. Для оценки ресурсов надо определить, кто и что будет поставлять, и кто и что будет делать: что делается своими силами, а что — силами стороннего поставщика. Все, что будет делаться своими силами, потребует подсчета ресурса внутри вашей организации, который будет привлечен на эти работы. Данный ресурс должен быть выделен, т.е. освобожден частично или полностью от тех работ, которые он выполняет сейчас, чтобы выполнить планируемую работу по проекту в разумные сроки. Все, что будет исполняться сторонними поставщиками, потребует финансовых ресурсов, например, финансы на ЭБС как программный продукт, аппаратную составляющую (сервера, хранилища, сканеры), финансовые ресурсы на сканирование (как правило, стартовое наполнение) и на само внедрение: установку, настройку и обучение;
На выходе данного этапа будут либо четко определены ваши возможности и рамки вашего проекта, либо вы посчитаете данный проект нецелесообразным на текущем этапе жизни вашей организации.
II этап. Проектный. Этап планирования работ по реализации ЭБС
III этап
IV этап